Art. 43 kodeksu postępowania administracyjnego reguluje instytucję doręczenia zastępczego. Przesyłka jest uznawana za doręczoną, jeśli jej adresat jest nieobecny w lokalu mieszkalnym podczas próby doręczenia a przesyłka zostaje odebrana za pokwitowaniem przez osoby pełnoletnie, które zobowiązują się do przekazania jej adresatowi.
Zdarza się, że niekiedy organy stosują ten tryb doręczenia zastępczego wobec osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą (przedsiębiorców) i (błędnie) uznają za doręczone przesyłki pozostawione za pokwitowaniem osobom zastanym pod adresem prowadzenia działalności przez takiego przedsiębiorcę np. pracownikom nieupoważnionym do odbioru korespondencji.
Problem w tym, że doręczenia zastępczego z art. 43 kpa nie stosuje się do osób prowadzących działalność gospodarczą zaś zastępcze doręczenie dokonane w tym trybie uważa się za nieskuteczne i nie odnoszące żadnych skutków prawnych. Pogląd ten podzielany jest zarówno przez doktrynę, jak i sądownictwo np. wyrok WSA w Olsztynie z 12.01.2021 r. sygn. I SA/Ol 836/20 czy wyrok NSA z 30.7.2021 r. sygn. III FSK 3834/21.
Decydując się więc na doręczenie korespondencji do miejsca, w którym adresat prowadzi działalność gospodarczą, organy muszą zweryfikować czy pracownik doręczyciela doręczył przesyłkę bezpośrednio adresatowi względnie osobie upoważnionej do odbioru korespondencji w imieniu adresata. Jeśli ani adresat, ani osoba upoważniona nie zostaną zastani pod adresem prowadzenia działalności, jedynym rozwiązaniem mogącym skutkować zastępczym doręczeniem jest awizacja przesyłki i przechowywanie jej w placówce pocztowej przez okres 14 dni.
Mimo jednak, że orzecznictwo w tym zakresie jest w zasadzie jednolite, zdarzają się sytuacje, w których organy przyjmują fikcję doręczenia z art. 43 kpa również w stosunku do przedsiębiorców. Wykrycie takiej nieprawidłowości post factum, często nawet po kilku latach, otwiera możliwość kwestionowania czynności podjętych przez organy w wyniku nieskutecznie doręczonych pism.