W postępowaniu podatkowym organy są zobowiązane do załatwienia sprawy w ciągu miesiąca od jej wszczęcia albo dwóch miesięcy, jeśli sprawa jest szczególnie skomplikowana. Często jednak ma miejsce sytuacja, gdy organ nie podejmuje żadnych czynności zmierzających do merytorycznego rozpatrzenia sprawy. Ogranicza się wówczas do wydania postanowienia o niezałatwieniu sprawy w terminie i wyznaczenia nowego terminu jej rozpoznania. Co może wówczas zrobić podatnik, który pozostaje w ciągłej niepewności co do wyniku swojej sprawy?
W takiej sytuacji przysługuje ponaglenie uregulowane w art. 141 Ordynacji podatkowej. W przypadku prowadzenia sprawy przez naczelnika urzędu skarbowego ponaglenie składane jest do właściwego dla danego urzędu dyrektora izby administracji skarbowej. Jeśli natomiast organem rozpoznającym sprawę jest właśnie dyrektor izby administracji skarbowej to ponaglenie należy wnieść do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Warto pamiętać, że odmiennie niż w przypadku standardowych środków zaskarżenia (zażalenia czy odwołania) ponaglenie wnosi się bezpośrednio do właściwego organu, a nie za pośrednictwem organu, który nie załatwił sprawy w terminie. Pominięcie pośredniczącego organu pozwala zaś na szybsze załatwienie sprawy.
Należy podkreślić, że ponaglenie składa się zarówno wtedy, gdy organ pozostaje w bezczynności, jak również w przypadku przewlekłości postępowania.
Kiedy organ pozostaje w bezczynności? W orzecznictwie wskazuje się, że ma to miejsce wówczas, gdy w prawnie określonym terminie organ nie podejmuje żadnych czynności w sprawie lub gdy wprawdzie prowadził postępowanie w sprawie, jednakże mimo istnienia ustawowego obowiązku nie zakończył go wydaniem stosownego aktu lub nie podjął czynności. Bezczynność sprowadza się de facto do niedziałania organu administracji i niezałatwienia sprawy w terminie (por. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Szczecinie z dnia 24 stycznia 2013 o sygn. akt I SAB/Sz 5/12).
Natomiast przewlekłość postępowania to takie działanie organu (opieszałe, niesprawne, nieskuteczne, pozorne), które nie prowadzi do niezwłocznego załatwienia sprawy lub w terminach przewidzianych prawem, jak również nieuzasadnione przedłużanie przez organ terminu załatwienia sprawy. Oprócz tego o przewlekłości postępowania może świadczyć powstrzymywanie się od podejmowania wyłącznie czynności niezbędnych i podejmowanie również czynności zbędnych przez organ podatkowy, co w konsekwencji może prowadzić do nieracjonalnego przedłużenia terminu załatwienia sprawy (tak WSA w Białystoku w wyroku z dnia 13 listopada 2019 r., o sygn. akt I SAB/Bk 11/19).
Jeśli wniesione ponaglenie nie przyniesie oczekiwanych rezultatów, podatnik może w dalszej kolejności złożyć skargę na bezczynność lub przewlekłość organu do wojewódzkiego sądu administracyjnego.