Wydanie decyzji umarzającej postępowanie następuje w przypadku, kiedy postępowanie stało się z jakiejkolwiek przyczyny w całości lub w części bezprzedmiotowe, art. 105 § 1 kpa. Umorzenie jest rodzajem rozstrzygnięcia merytorycznego ale takiego, które kończy postępowanie w inny sposób niż poprzez rozstrzygnięcie sprawy co do istoty. Decyzja o umorzeniu nie rozstrzyga bowiem o materialnoprawnych uprawnieniach i obowiązkach stron (co do istoty sprawy), nie tworzy stosunku administracyjnoprawnego, zachowuje walor neutralności.
Podstawowym celem postępowania administracyjnego jest załatwienie sprawy poprzez wydanie określonej decyzji, na podstawie obowiązującego stanu prawnego.
Zdarza się jednak, że instrument umorzenia jest stosowany w nieuzasadnionych przypadkach tj. w sytuacjach, kiedy istnieje sprawa administracyjna, która może być załatwiona decyzją. Bezprzedmiotowość jest mylnie utożsamiana z bezzasadnością, oznaczającą brak przesłanek do uwzględnienia wniosku strony. Zgodnie z utrwalonym orzecznictwem, bezzasadność żądania musi być wykazana w decyzji orzekającej co do istoty, a nie prowadzić do umorzenia postępowania (np. wyrok WSA w Warszawie z dnia 17 marca 2004 r, sygn. akt IV SA 3439/02).
Umorzenie postępowania oznacza dla strony postępowania konieczność zaskarżenia takiego „neutralnego” rozstrzygnięcia po to, aby otworzyć sobie drogę do uzyskania rozstrzygnięcia co do istoty sprawy. Każdorazowo oznacza to wydłużenie okresu trwania samego postępowania administracyjnego i momentu, w którym sprawa w administracyjnym toku stanie się ostateczna.